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Por Quanto Tempo Devem Ser Guardados Documentos da Empresa?

 

O prazo de guarda decorre do tipo de documento, tributário ou trabalhista, e a norma legal que exige sua exibição, especialmente para fins de fiscalização e cobrança de eventual dívida.

 

 

Quais são as regras para documentos tributários?

 

Para os tributos federais, inclusive contribuições previdenciárias, o período fixado está relacionado aos prazos de decadência e prescrição, previstos nos artigos 173 e 174 do Código Tributário Nacional (CTN). Decadência é o prazo de cinco anos que o Fisco tem para constituir o crédito tributário, por meia da notificação de lançamento ou auto de infração. Já a prescrição é o prazo de cinco anos para cobrar judicialmente o tributo devido, ou seja, para propor a ação de execução fiscal. Vencidos esses prazos, o crédito tributário será extinto (art. 156, v, do CTN) e o Fisco não poderá mais exigi-lo do contribuinte.

Tributário                                                                                                                      Prazo       Fundamento Legal
 

Documento                                                                                                                  5 anos     arts. 173 e 174, CTN
 

IR - Imposto de Renda                                                                                                5 anos     arts. 173 e 174, CTN
 

CSLL - Contribuição Social sobre Lucro Líquido                                                      5 anos     arts. 173 e 174, CTN
 

PIS - Programa de Integração Social                                                                         5 anos     arts. 173 e 174, CTN
 

Cofins - Contribuição para Financiamento da Seguridade Social                          5 anos     arts. 173 e 174, CTN   
 

Simples Nacional                                                                                                         5 anos     art. 26, II, lc 123/2006 e                                                                                                                                                                    arts. 173 e 174, CTN
 

Notas Fiscais, recibos e demais comprovantes de lançamentos                            5 anos     arts. 195 e 174, CTN
 

Livros Fiscais e contábeis                                                                                            5 anos     arts. 195 e 174, CTN
 

Sistemas eletrônicos de dados de escrituração fiscal ou contábil                          5 anos     art. 11, lei n 8.218/1991 e                                                                                                                                                               173, CTN
 

Declarações: DIPJ, DCTF, DIRF                                                                                  5 anos     arts. 195 e 174, CTN
 

DASN - Declaração Anual do Simples Nacional                                                      5 anos      art. 26, II, lc 123/2006 e arts.                                                                                                                                                           173 e 174, CTN
 

Declaração de Ajuste Anual - declaração e comprovantes de lançamentos        5 anos      arts. 173 e 174, CTN

Trabalhista/Previdênciário                                                                                           Prazo      Fundamento Legal
 

FGTS - Fundo de Garantia de Tempo de Serviço                                                    30 anos   art. 23, § 5°, Lei N° 8.036/1990

 

GFIP - Guia Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social              30 anos   art. 23, § 5°, Lei N° 8.036/1990

 

GRFC - Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social      30 anos   art. 23, § 5°, Lei N° 8.036/1990

 

Contribuição Previdenciária - GPS                                                                             5 anos     arts. 173 e 174, CTN
 

Contribuição Sindical - GRCSU                                                                                  5 anos     arts. 173 e 217, i, CTN   
 

Contrato de Trabalho                                                                                                  Indeterminado     (1)
   

Livro ou Ficha de registro de empregado                                                                 Indeterminado     (1)
 

Recibo de Pagamento de salário, de férias, de décimo                                          5 anos     art. 7°, xxix, CF e art. 11 CLT
terceiro e controle de ponto 

Termo de rescisão do contrato de trabalho, perdido                                              2 anos     art. 7°, xxix, CF e art. 11 CLT

demissão e aviso prévio


Folha de Pagamento                                                                                                  10 anos    art. 225, i e § 5°, Decreto 

                                                                                                                                                       N° 3.048/1999

                                                                                                                                         

Sistemas eletrônicos de dados trabalhistas e previdenciários                               10 anos    art. 225, § 22, Decreto                                                                                                                                                                     N°  3.048/1999 

Caged - Cadastro Geral de Empregados e Desempregados                                 5 anos     art. 2°, § 1°, Portaria MTE                                                                                                                                                               1.129/2014

 

Rais - Relação Anual de Informações Sociais                                                            5 anos     art. 8°, Portaria MTE 269/2015

 (1) CONSIDERANDO QUE TAIS DOCUMENTOS SÃO IMPORTANTES PARA COMPROVAÇÃO DE TEMPO DE SERVIÇO PARA FINS DE BENEFÍCIOS PREVIDENCIÁRIOS (ART. 603, CLT, E ART. 19, DECRETO Nº 3.048/1999), RECOMENDA-SE SUA GUARDA POR PRAZO INDETERMINADO.

 

 

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